Huishoudelijk regelement
Huishoudelijk reglement van MTC De Lingerijders
BESTUUR:
Artikel 1.
Het bestuur bestaat uit tenminste 3 meerderjarige leden en wordt door de algemene ledenvergadering gekozen. Bestuursleden treden af aan het einde van het derde jaar na hun benoeming volgens een door het bestuur op te stellen rooster van aftreden.
Voor dagelijkse bestuursleden geldt dat de opvolgende bestuurder ten aanzien van de periodieke aftreding op het rooster van aftreding de plaats van zijn/haar voorganger inneemt.
Binnen het bestuur worden voor alle taken van het dagelijks bestuur plaatsvervangers aangewezen. Primair neemt deze de taken waar indien een dagelijks bestuurslid (tijdelijk) niet meer beschikbaar is.
Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature wordt deze ingevuld op de eerstvolgende ledenvergadering. Bij het wegvallen van bestuursleden mag het bestuur op interimbasis iemand laten deelnemen als bestuurslid. Deze interimmer wordt pas formeel bestuurslid nadat de Algemene ledenvergadering hierover ingestemd heeft.
Bestuursleden kunnen niet tegelijkertijd bestuurslid van een andere motorclub zijn, in geval een bestuurslid kiest een dergelijke functie te aanvaarden stelt deze per direct de voorzitter in kennis en zijn/haar bestuursfunctie ter beschikking.
Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar indien zij dat willen echter tegenkandidaten kunnen zich altijd verkiesbaar stellen.
De verkiezingen hebben plaats tijdens de algemene ledenvergadering die zo mogelijk in de eerste 3 maanden van het kalenderjaar wordt gehouden.
Artikel 2.
De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de vereniging, de algemene ledenvergadering daaronder begrepen. Hij regelt de volgorde van behandeling van de zaken die op de vergadering afgedaan moeten worden en hij zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten en huishoudelijk reglement. De voorzitter verleent het woord aan de sprekers en hij heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen danwel het woord te ontnemen. Hij stelt samen met de overige bestuursleden de notulen van alle vergaderingen van de vereniging en van het bestuur vast.
Artikel 3.
De secretaris draagt zorg voor de correspondentie van de vereniging, van de uitgaande stukken behoudt deze een digitale kopie. De notulen van de vergaderingen van de vereniging en het bestuur worden door hem/haar na goedkeuring ervan door het bestuur digitaal gearchivereerd. De secretaris houdt een presentielijst bij van de aanwezige leden tijdens de ledenvergaderingen,. De secretaris zorgt voor de verzending van de uitnodigingen voor de leden- en bestuursvergaderingen. Ten behoeve van de algemene ledenvergadering stelt de secretaris samen met de voorzitter jaarlijks een verslag samen omtrent de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt na goedkeuring door het bestuur, in de algemene ledenvergadering aan de orde gesteld.
Artikel 4.
De penningmeester draagt de verantwoording voor de geldmiddelen van de vereniging die onder zijn berusting zijn. De invordering van de contributie, alsmede eventuele andere afdrachten door debiteuren is aan hem opgedragen. Voor het doen van uitgaven die de som van € 500,- inclusief BTW te boven gaan en voor het aangaan van verbintenissen der vereniging voor een bedrag dat bovengenoemde som te boven gaat dient een bestuurslid van de vereniging mede te tekenen, of een bestuurlijk besluit aan ten grondslag liggen.
De penningmeester is belast met het behoorlijk bijhouden van de financiën en legt ten behoeve van de algemene ledenvergadering volledig rekening en verantwoording af onder overleggen van bewijsstukken met betrekking tot de ontvangsten en de uitgaven der vereniging in het afgelopen boekjaar. De rekening en verantwoording met bewijsstukken en kasbewijzen, vooraf aan het onderzoek onderworpen door een daartoe door de leden aan te wijzen kascommissie van minimaal 2 niet-bestuursleden, wordt door goedkeuring van de algemene ledenvergadering beschouwd als een decharge van de penningmeester voor het beheer over de geldmiddelen over het afgelopen boekjaar.
Artikel 5.
Het bestuur kan zich laten bijstaan door en kan bepaalde taken delegeren aan een daartoe door haar ingestelde commissie of specifieke leden van de vereniging. Voor de handelingen van deze personen draagt het bestuur de eindverantwoording.
Artikel 6.
Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het beëindigen van hun functie de onder hun berusting zijnde stukken met betrekking tot de door hen ondernomen activiteiten ten behoeve van de vereniging aan het bestuur af te dragen.
LIDMAATSCHAP:
Artikel 7.
Personen die als lid van de vereniging wensen te worden toegelaten, kunnen zich inschrijven via het formulier zoals gepubliceerd op de website en zich aanmelden volgens de daar voorgeschreven mogelijkheden. De vereniging hecht er waarde aan dat een aspirant-lid eerst een keer deelgenomen heeft aan een verenigingsactiviteit. De secretaris stelt het bestuur binnen 4 weken na de ontvangst van dit verzoek daarvan in kennis. Het bestuur beslist over de toelating tot het lidmaatschap, het is niet gehouden een weigering tot toelating te motiveren. Beroep op een eventuele afwijzing door het bestuur is mogelijk via de algemene ledenvergadering (artikel 5 statuten). Indien het bestuur tot toelating besluit geeft de secretaris van dit besluit binnen 14 dagen aan het toegelaten lid daarvan schriftelijk bericht.
Artikel 8.
De leden betalen jaarlijks een contributie. De hoogte daarvan wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld en waar nodig gewijzigd. Zij die in de loop van het verenigingsjaar tot het lidmaatschap der vereniging worden toegelaten zijn de gehele contributie verschuldigd indien hun lidmaatschap aanvangt voor 1 juli terwijl zij bij toelating tot het lidmaatschap na 1 juli de helft van de contributie verschuldigd zijn. De leden zijn verplicht de door hen verschuldigde contributie te betalen binnen 4 weken na de aanvang van het verenigingsjaar, respectievelijk na hun toelating tot het lidmaatschap.
De vereniging kent navolgende lidmaatschappen:
Regulier lid; dit geldt in beginsel voor alle leden
Partner lid; indien twee personen een duurzame relatie hebben, die bekend is binnen het bestuur, kan iemand als partnerlid ingeschreven worden.
Artikel 9.
Aspirant leden / niet leden kunnen totaal maximaal 3 keer meerijden tijdens een door de vereniging georganiseerde rit om gevoel te krijgen of de vereniging bij ze past. In bijzondere omstandigheden kan het bestuur hier afwijkend mee omgaan.
Artikel 10.
Het bestuur is bevoegd om leden welke niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldoen uit te sluiten aan deelname aan activiteiten van de vereniging en het lidmaatschap te ontzeggen. Leden die uitschrijven na meer dan 2 weken na het versturen het contributieverzoek zijn alsnog betalingsplichtig voor dat contributiejaar.
Artikel 11
Deelname aan evenementen vindt plaats op eigen verantwoordelijkheid. Deelname is pas zeker als de inschrijving en betaling binnen is en bevestigd door de organisatie van het evenement. Bij deelname aan evenementen met overnachtingen zal ieder zelf indien gewenst zorgdragen voor een Annuleringsverzekering. Door in te schrijven gaan leden een betalingsverplichting aan op basis van de inschrijvings-/deelnamevoorwaarden die vooraf kenbaar zijn gemaakt bij de uitnodiging.
SLOTBEPALING:
Artikel 12.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in gevallen waarin het bestuur het handhaven van een bepaling niet proportioneel acht mag zij gemotiveerd afwijken. Dit besluit wordt in de bestuursnotulen opgenomen. Bij grotere geschillen omtrent de toepassing daarvan, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, welke beslissing in de eerstvolgende ledenvergadering door de vergadering dient te worden bekrachtigd. In andere gevallen de algemene ledenvergadering.
VASTGESTELD IN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 14 MAART 2026.
DATUM: 14 maart 2026
VOORZITTER: SECRETARIS:
Oscar Walraven Erika de Hoop
…………………… ……………………